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Las Plantillas de Documentos agilizan el trabajo y hacen que su operativa sea más eficiente. Básicamente, son la versión digital e inteligente de los antiguos formularios en papel que se fotocopiaban una y otra vez para rellenar contratos, por ejemplo.
En Rentgine, puede subir una plantilla existente o crear una nueva desde Configuración → Plantillas de documentos.
¿Por qué las plantillas son mejores que gestionar documentos en Word?
Porque, al utilizar campos combinados en las plantillas de documentos, Rentgine se encarga automáticamente de completar los datos del cliente, así como la información de la empresa y del alquiler. De este modo, su equipo no tendrá que dedicar muchas horas cada semana a introducir datos manualmente al crear documentos.
En Configuración → Plantillas de documentos, haga clic en “Crear nueva plantilla de documento”. Se abrirá el editor, donde podrá cargar su propia plantilla (opción “Cargar desde archivo Word”).
Solo se pueden subir archivos de Word como plantilla; los archivos Excel o PDF no son compatibles.
Los campos combinados son marcadores de posición utilizados en las plantillas de documentos que permiten el autocompletado automático de la información.
Funcionan de la siguiente manera: inserta un campo combinado desde la lista en su plantilla, por ejemplo, el que representa el nombre del cliente. Cuando cree un documento con esa plantilla, el sistema completará automáticamente ese campo con el nombre correspondiente de su base de datos.
Ejemplo en la plantilla:
Este Contrato de Alquiler de Vehículo ("Contrato") se celebra el <<Custom.Today>>, entre <<Customer.Name>> y <<OwnerCompany.Name>>.
Y al hacer clic en “Crear documento” en Rentgine para un alquiler específico, los datos aparecerán automáticamente:
Este Contrato de Alquiler de Vehículo ("Contrato") se celebra el 22 de marzo de 2026, entre Jane Smith y WheelBeThere Car Rental.
Si sigue viendo la estructura <<example>> después de crear el documento, es probable que no haya insertado correctamente el campo de combinación en la plantilla del documento.
No puede copiar y pegar un marcador de posición (<<example>>) y esperar que funcione correctamente. El sistema lo tratará como texto simple, lo que significa que Rentgine no completará los datos deseados al crear el documento.
Utilice el botón «Insertar campo de combinación» mientras edita la plantilla y, a continuación, seleccione el marcador de posición en el menú desplegable.
